1. L'operatore non riesce a connettersi a Clavis
2. L'utente non riesce ad accedere all'OPAC
3. Non riesco a modificare la data della notizia
4. Non trovo una prenotazione
5. Annullare un prestito
6. Non riesco ad aprire un file csv
7. La stampa genera un rettangolo grigio invece del barcode
8. Modificare la copertina predefinita di una notizia
9. Eliminare un utente
10. Come funziona l'anonimizzazione utenti
11. Operazioni da OPAC
12. Cancellare cache e cookie del browser
13. Inserire una biblioteca esterna

Può verificarsi nei seguenti casi:

1. l'operatore non esiste
2. la password inserita non è corretta
3. l'operatore non è legato a nessuna biblioteca
4. l'operatore non ha un profilo di accesso
5. l'operatore è in stato “non attivo”

In queste situazioni si consiglia di fare riferimento al responsabile della propria biblioteca, per verificare il proprio profilo operatore.

Questo può verificarsi per i seguenti motivi:

• è rimasta memorizzato l'ID di sessione nell'URL di accesso a Clavis.
  E' consigliabile fare logout dal sistema, cancellare cache e cookie del browser e verificare che l'indirizzo a cui ci si connette per accedere a Clavis non riporti alla fine una stringa del tipo “&ClavisNG=numeriecifre324m23lmk42klm23”
• problemi di connessione dell'operatore, per cui è consigliabile contattare il proprio amministratore di rete

Poichè le funzioni di autenticazione sono costantemente testate, è assai probabile che il problema di autenticazione derivi da semplici errori di battitura dello username dell'utente.

In questo senso ecco una checklist delle cose da verificare:

• che il nickname dell'utente sia corretto, ovvero uguale a quello che viene usato per fare login. Tipicamente, per chi usa come autenticazione il Codice Fiscale, potrebbe esserci un errore di battitura.
• che nella scheda dell'utente sia spuntata la voce abilita MyHomepage
• se il sistema assegna una password di default innanzitutto consigliamo di provare a verificare l'accesso al portale con la password di default
• se l'utente ha associato un indirizzo e-mail, consigliamo di utilizzare la funzione di recupero presente sul portale.
  Immediatamente sotto ai box per il login è infatti presente la seguente dicitura: “Hai perso la password? Clicca qui per recuperarla!”
• infine se l'utente non avesse l'indirizzo mail è sufficiente re-inserire una nuova password manualmente, compilando i campi “password” e “conferma” nella sua scheda, quindi comunicargliela.

Non c'è nessuna data ma non riesco a inserirla. Clicco e la barretta è in mezzo ma non posso scrivere nessun numero.

Nel campo data sono presenti 4 spazi bianchi. Poichè non è possibile inserire più di 4 caratteri, si ha l'impressione che non sia possibile scrivere nulla, che il box sia come “bloccato” e impedisca l'inserimento di numeri. E' sufficiente cancellare gli spazi bianchi e inserire la data.

Vedi: Nuova notizia - data di pubblicazione

Possono esserci diversi motivi per cui, una prenotazione effettuata su un titolo o una copia, non sono visibili nella pagina delle prenotazioni della biblioteca attuale.

Prenotazioni su esemplare

1. L'esemplare non è disponibile al prestito nella biblioteca di ritiro
2. L'utente per cui è stata fatta la prenotazione non è abilitato al prestito (verificare lo stato dell'utente)
3. L'esemplare è associato ad un item media non gestito dal sistema bibliotecario oppure è successo che:
   1. Per quell'item media l'utente ha superato il parametro max prestiti o max prenotazioni
   2. L'utente ha superato il numero massimo di operazioni (prestiti + prenotazioni) consentite dal sistema
   3. L'utente ha un max documenti impostato nella sua scheda che impedisce ulteriori prestiti
4. Nel caso in cui il prestito sia da ritirare altrove, nella biblioteca di ritiro vi è un esemplare disponibile al prestito. Potrebbe succedere ad esempio nel caso di restituzioni, ovvero di copie in uno stato di “Pronto al transito di rientro” o “Da rimettere a scaffale”.
5. Nel caso in cui il prestito sia da ritirare altrove, la biblioteca di ritiro è “Chiusa” o “Non attiva”

Se la prenotazione è su titolo (notizia) oltre ai controlli sopra descritti si aggiungono:

1. La notizia ha impostato una data posteriore alla data odierna nel campo Prestabile dal
2. La notizia ha un vincolo sull'età dell'utente (se l'utente è un minore)
3. Vi sono esemplari con item media diverso dagli altri associati alla notizia

Vedi: Scheda di dettaglio dell'esemplare → Azioni

Una volta eseguita con successo l'esportazione di dati su file csv, potrebbero verificarsi dei problemi nell'apertura del file.

La causa più frequente di errori di importazione è la presenza, all'interno dell'elenco di valori, degli stessi separatori, utilizzati però come parte del valore e non come separatore. Ad esempio:

"ColonnaA" ; "Testo di esempio" ; "Questo è un "valore" che potrebbe dare problemi"
"ColonnaB" ; "Altro testo" ; "Altro valore che potrebbe; dare problemi"

A seconda del tipo di software utilizzato i comportamenti potrebbero essere diversi. Open Office Calc, permettendo di decidere quali separatori utilizzare, solitamente porta a termine l'importazione, ma fa slittare le colonne a seconda di quanti separatori in più trova. Microsoft Excel invece potrebbe arrivare a bloccarsi del tutto, impedendo l'apertura del file.

Oltre a provare ad utilizzare un altro programma, potrebbe essere utile modificare gli oggetti problematici, sostituendo i doppi apici (“) con l'apice singolo (').

E' un problema noto relativo alla versione di Adobe Acrobat. E' necessario utilizzare una versione uguale superiore alle seguenti: 8.1.7 su linux, 9 su windows. E' possibile scaricarla qui.

Le copertine sono recuperate sul server centrale quando viene inserito l'EAN/ISBN/ISSN della notizia e questo corrisponde ad una copertina già scaricata.

E' possibile sostiuire la copertina non corretta con una corretta caricata manualmente dall'operatore, utilizzando l'Upload Manager dalla sezione Allegati della scheda Notizia.

Per motivi di integrità con le varie tabelle a cui è collegato, non è possibile eliminare un utente utilizzando il pulsante “Elimina”. L'unico modo per farlo è spostarlo su un altro utente (ovvero schiacciarlo). Lo spostamento di utente trasferisce all'utente di arrivo i legami con indirizzi, i contatti e i prestiti storici.

In questo senso possono verificarsi due casi:

1. un utente inserito più volte in maniera non corretta, per cui è sufficiente schiacciare i vari utenti su un'unica scheda completa
2. un utente inserito erroneamente, per cui potrebbe essere utile creare un utente “fittizio”, chiamato “utente schiacciato” o “utente cancellato”, da utilizzare per schiacciare gli utenti di questo tipo

NOTA: se un utente non è più attivo, è preferibile variare la sua scheda di “Accesso ai servizi” (ad es. selezionando “Diritti revocati” o “Diritti scaduti”), piuttosto che eliminarlo dalla base dati utente.

Dalla versione 2.11 di Clavis esiste l'operazione da scaffale 'anonimizza utenti'.

L’operazione 'anonimizza utenti' rimuove dal database ogni riferimento agli utenti che non sono più attivi da un numero di anni specificato a livello globale nelle impostazioni - quindi, per l'intera Rete Bibliotecaria -.
Ci sono diversi requisiti per l'abilitazione alla cancellazione dell'utente: non deve avere prestiti in sospeso e non deve avere avuto prestiti nel numero di anni specificato. Gli stessi criteri valgono per le prenotazioni e per le sessioni di navigazione internet.
Per eseguire l’operazione, dopo averla selezionata dallo scaffale di utenti è necessario premere il pulsante “ricalcola” per trovare per quali utenti dello scaffale sarà possibile effettuare la funzione di oblio totale.
L’operazione rimuove gli utenti, le modifiche storiche del loro profilo, tutti i loro indirizzi e contatti. Restano nel database, ma senza riferimento all'utente, azioni sull'esemplare, prestiti e prenotazioni storiche, sessioni di navigazione. Infine, dopo la cancellazione dell'utente stesso, l’utente viene rimosso dallo scaffale per cui è stata eseguita l’operazione.
Nelle modifiche storiche dello scaffale viene tenuta traccia dell'evento di rimozione e del numero di utenti che sono stati anonimizzati.

L’operazione di anonimizzazione non è filtrata per biblioteca: tutti gli utenti contenuti nello scaffale sono potenziali candidati ad essere interessati dall’elaborazione. Sta quindi all'amministratore della Rete Bibliotecaria regolamentarne il suo utilizzo, anche permettendone l'uso o meno in base ai diritti di accesso forniti ai vari profili degli operatori in Clavis.

Gli utenti, non essendoci più non vengono più visualizzati. I prestiti storici vanno a incrementare il contatore “prestiti” dell'esemplare. Le azioni storiche sull'esemplare rimangono, ma i riferimenti dell'utente sono “sbiancati”.

L'anonimizzazione è tombale, e quindi l'utente che si dovesse ripresentare è un perfetto sconosciuto per il sistema; nel caso di una reiscrizione è un utente nuovo a tutti gli effetti. Nel rispetto della legge, non è possibile in alcun modo recuperare i suoi dati.

Tutte le operazioni effettuate da OPAC (più in generale usando l'interfaccia SOAP, ovvero tutte le operazioni non compiute direttamente dall'interno di Clavis), sono registrate come compiute dall'operatore Librarian 1 (in alcune installazioni è chiamato Centro Servizi).

• Aprire il browser usato abitualmente, Firefox o Chrome;
• nella barra degli indirizzi scrivere about:blank e premere il tasto Invio ( ↵ ).
  Il browser aprirà una pagina bianca;
• premere contemporaneamente i tasti ctrl , shift e canc .
  In alcune tastiere il tasto shift è indicato con ↑ , il tasto canc con del .
  Il browser mostrerà la finestra per cancellare i dati di navigazione;
• selezionare le opzioni come mostrato nelle figure sottostanti, a seconda del proprio browser;
• premere il tasto Cancella dati di navigazione o Cancella adesso .

La funzione Inserisci biblioteca permette di inserire una biblioteca esterna.
I campi da compilare necessariamente sono:

• Nome
• Etichetta breve
• Codice Clavis
• Interna al consorzio: deselezionato
• Stato biblioteca: Attiva

Il Codice Clavis è arbitrario e univoco. Solitamente lo si ricava dalla Anagrafe delle Biblioteche Italiane dell'ICCU, togliendo i caratteri IT- al Codice ISIL. Per esempio, la biblioteca di Anguillara Veneta ha Codice ISIL IT-PD0352; il relativo Codice Clavis sarà quindi PD0352.
Dalla scheda anagrafica dell'ICCU è anche possibile ricavare altri dati utili come l'indirizzo, il telefono e l'email della biblioteca.