La funzione Nuova notizia serve per importare i record bibliografici da un altro catalogo, verificandone l'esistenza nel catalogo del sistema.

Per catalogare una nuova notizia, è opportuno effettuare preventivamente tale ricerca. Nel caso non si trovi la notizia desiderata in cataloghi esterni o nel catalogo del sistema, è possibile creare ex novo una notizia bibliografica cliccando sul link Crea nuova notizia

La ricerca per l'importazione o l'individuazione della notizia in catalogo può essere effettuata attraverso i seguenti dati:

Nel caso si importi da SBN, se la notizia è provvista di numero ISBN o EAN, l'importazione viene completata con l'immagine di copertina, l'abstract e l'eventuale immagine dell'indice dal catalogo dei libri in commercio, reso disponibile attraverso Clavis.

Il risultato ottenuto viene presentato nel seguente modo:

Se si clicca su Importa da leggere viene importata la notizia dal sito editoriale messo a disposizione da www.leggere.it.
Se si clicca su Importa in corrispondenza alla notizia trovata su SBN, viene importata la notizia di SBN aggiornata con i dati (immagine di copertina, abstract, ecc.) trovati nelle basi dati editoriali.

In questo caso la notizia viene trovata sia in SBN (2 risultati) che nel catalogo del Sistema (1 risultato). La notizia trovata già presente in catalogo è bordata di rosso, e cliccando sul corrispondente link Vedi si visualizza la scheda di dettaglio e si può procedere alla modifica o all'aggiunta di nuovi esemplari.

Se invece si importa una notizia, questa viene aperta in modalità Modifica.

La pagina di creazione o modifica di una notizia è divisa in varie parti. Se si tratta di una nuova notizia, in cima alla pagina comparirà la dicitura *Notizia nuova importata…, altrimenti sarà riepilogato l'ISBD della notizia.

Indica il livello di completezza della notizia bibliografica. L'indicazione ha lo scopo di recuperare (da Ricerca catalogo) record inseriti in un particolare stato, allo scopo di aggiornare e correggere le informazioni.

Indica se la notizia è collegata o meno ad altre notizie bibliografiche con legami di tipo gerarchico (fa parte di/comprende).

L'informazione riguarda il livello che il catalogatore attribuisce a questa notizia, ai fini della correzione e manutenzione del catalogo.
Ad ogni catalogatore è associato un livello di catalogazione (da 0 a 3). Questi può attribuire alla notizia un livello di catalogazione pari o inferiore a quello che gli è attribuito nella sua pagina di operatore.
Un operatore non può modificare notizie che siano state poste ad un livello di catalogazione superiore a quello a lui attribuito: ad esempio l'operatore di livello 0 può modificare solo notizie di quel livello, ma non notizie poste a livello 1 o superiore.
D'altra parte, un operatore a livello 2 può porre una notizia a livello 0, cioè permettere a tutti di modificarla (ad esempio nel caso di una notizia importata che non si è avuto tempo di rivedere).

Il livello bibliografico del record indica lo “stato” del documento, cioè la sua condizione in relazione o al tempo (monografico-seriale) o al concetto di intero-parte (analitico-collezione artificiale).

Il livello bibliografico da solo, senza il dato “oggetto bibliografico”, non è sufficiente per definire una notizia bibliografica.

Approfondimenti: Livelli e oggetti bibliografici.

Indica la tipologia effettiva del materiale che viene catalogato. Quando si seleziona la tipologia, viene visualizzata una seconda lista che indica la tipologia secondaria, che a volte può coincidere con il supporto.

Approfondimenti: Livelli e oggetti bibliografici.

E' possibile selezionare dal menu a tendina il tipo di data e inserirla, se necessario, nei due campi date.

NOTA: trattandosi di campi codificati, se non presenti, le date sono precompilate con 4 spazi bianchi.

Approfondimenti: Tipi di date di pubblicazione.

Traduzione

Lingue

Il dato può essere ripetuto più volte (cliccando sul link Aggiungi lingua), quando ad esempio il testo è presente in più lingue (es.: testo originale con traduzione a fronte, o miscellanea con testi in più lingue), quando una videoregistrazione (DVD) è disponibile in più lingue, oppure quando si vogliono dare più precise informazioni sulla stroia linguistica del testo. Per scegliere la lingua dalla lista, basta digitare i primi caratteri della lingua, es.: ingl per inglese, fran per francese, ecc. Le lingue sono in ordine per codice ISO.

Quest'area comprende:

Indica il paese di pubblicazione o manifattura dell'oggetto.
Per scegliere il paese dalla lista, basta digitare i primi caratteri del paese, es.: regn per Regno Unito, Stat per Stati Uniti d'America. ecc. I paesi sono in ordine per codice ISO.

Indica i destinatari del documento. La scelta può essere estesa fino ad un massimo di tre elementi.

Indica che il documento è edito dalla pubblica amministrazione, scegliendo dalla lista il livello giuridico della pubblica amministrazione responsabile dell'edizione.

Indica che il documento è vietato ai minori dell'età indicata. Il valore viene assegnato per inibire il prestito agli utenti che hanno un'età minore rispetto a quella indicata.

Si indica la data a partire dalla quale il documento può essere prestato. Inibisce il prestito per il periodo precedente. Viene usato soprattutto per il prestito delle Videoregistrazioni.

Approfondimenti: Area della descrizione.

Permette di inserire le note per la notizia (campi 3XX dell'UNIMARC).

Permette di inserire i numeri standard per la notizia (es. ISBN, EAN, ISSN), eventuali note al numero standard oppure i riferimenti alla Risorsa elettronica.
Per cancellare un valore inserito erroneamente (numero standard o risorsa elettronica) è sufficiente cancellarne il valore (numero, qualificazione, ecc.) e cliccare Salva e chiudi. Al salvataggio il valore verrà rimosso.

Permette di aggiungere campi codificati (corrispondono principalmente ai campi 1XX dell'UNIMARC) per la notizia.

E' sufficiente selezionare dal menu a tendina quale Campo Codificato si intende inserire, quindi cliccare il pulsante Aggiungi (2). Una volta inserito il campo, per poterne definire i valori cliccate il pulsante Modifica (2).

La finestra popup permette di definire tramite menu a tendina che ne elencano i valori, i diversi campi codificati UNIMARC. Una volta definiti (3) è sufficiente cliccare il pulsante Aggiorna campo in alto a destra.

La funzione serve per legare la notizia alle intestazioni di autorità (authority).
La scelta della forma di autorità da legare può essere effettuata in modo rapido, attraverso la lista di autocompletamento, oppure in modo più articolato cliccando sul tasto Seleziona.

La lista di autocompletamento prmette di ricercare una forma di autorità digitando una parte dell'intestazione; man mano che si procede nella scrittura, la lista si raffina presentando un numero limitato di forme che corrispondono alla parte digitata.

La lista mostrata è preceduta da una sigla tra parentesi che indica il tipo di authority visualizzato:

(*) La definizione di questi soggettari speciali può essere diversa per ciascun sistema

Tutorial: strategie di ricerca nella lista di autocompletamento

La lista di autocompletamento serve per una rapida scelta di authority ben definite, ma offre una visualizzazione limitata dei dati. Se risulta necessario scorrere le liste in maniera più precisa, lasciare vuoto il campo destinato alla ricerca per autocompletamento e cliccare su Seleziona.

Viene così aperta una finestra da cui è possibile effettuare ricerche limitate ad una particolare categoria di authority, che viene scelta dalla lista TIPO (se non viene scelto alcun valore, la ricerca si estende a tutte le authority).

Vedi: Ricerca in lista authority.

Dopo aver selezionato una forma di autorità, prima di confermare il legame occorre fornire al sistema alcune informazioni:

1. Relazione tra la forma di autorità e la notizia bibliografica (responsabilità intellettuale [autore], soggetto, titolo uniforme, ecc.)
2. Eventuale specificazione del ruolo della responsabilità intellettuale (autore, curatore, illustratore, ecc.)
3. Eventuali note al legame

Quando è possibile, dopo aver scelto la forma di authority, il sistema propone il tipo di relazione (es.: Responsabilità principale se si tratta di un nome, Responsabilità secondaria se si tratta di un nome ed è già presente una responsabilità principale, Soggetto se la forma scelta è un argomento o un soggetto, ecc.

Tuttavia in molti casi è il catalogatore che deve scegliere il tipo di relazione: ad esempio un nome personale o di ente può essere legato come soggetto, una foma (es.: Legature medioevali) può essere legato come forma (se l'oggetto che si descrive è un manoscritto con legatura medioevale) o come soggetto (se la pubblicazione è un catalogo di legature medioevali).

Per una forma di responsabilità intellettuale principale, secondario o alternativa, è possibile specificare ulteriormente il ruolo, che precisa l'attività svolta dalla persona o dall'ente nella produzione dell'oggetto bibliografico (es.: autore del testo, curatore, illustratore, editore, regista, attore, ecc.).

Approfondimento: per maggiori informazioni, consultare la Tabella dei codice di ruolo.

Se necessario, può essere introdotta una nota al legame (esempio: nella catalogazione di un manoscritto si può indicare la forma con cui il nome è citato in una determinata carta del manoscritto).

Dopo aver selezionato l'authority e scelto le opportune relazioni e ruoli, per rendere effettivo il legame occorre cliccare sul pulsante “Lega”.

Se il legame è avvenuto correttamente, l'intestazione viene visualizzata nella lista sottostante.

Per modificare il ruolo di una instestazioine già legata alla notizia, occorre cliccare sul simbolo block notes
Per confermare le modifiche apportate, occorre cliccare sul simbolo spunta
Per annullare le modifiche apportate, occorre cliccare sul simbolo cancella

Per slegare una intestazione dalla notizia, cliccare sul link Slega.

Per modificare una intestazione senza uscire dalla funzione di catalogazione, con il mouse posizionarsi sul link Vedi corrispondente, cliccare con il tasto destro del mouse e quidi cliccare su Apri in una nuova scheda (si aprirà una nuova scheda di Firefox).
Dopo aver effettuato le modifiche, chiudere la scheda di modifica del browser  e ritornare alla scheda di catalogazione; le modifiche saranno visualizzate anche nella scheda al primo salvataggio della scheda stessa oppure ricaricando la pagina del browser.
Per le operazioni di modifica di una authority, vedi Lista authority.

Se una intestazione è stata legata con un tipo di legame sbagliato, (es.:responsabilità secondaria invece di responsabilità alternativa), occorre cliccare su Slega, quindi rifare il legame.

Se non è presente in archivio l'authority che si cerca, si può crearla in maniera rapida cliccando il pulsante Crea.
Si apre una finestra in cui è possibile effettuare la creazione; per usare maggiori funzionalità nella creazione delle authority, è possibile usare la funzione Nuova authority.

1. Scegliere dalla lista in alto il tipo di authority che si vuole creare.

2. Tipo del record:
Notizia di autorità: intestazione in forma accettata che può essere utilizzata nei legami con le notizie bibliografiche.
Notizia di rinvio - Notizia esplicativa: forme varianti di una intestazione (non accettata). Non usare in questa finestra: per creare forme varianti o esplicative usare Nuova authority.

3. Livello di codificazione:
Completo: l'intestazione è completa e completamente disambiguata (es.: Manzoni, Alessandro <1785-1873>)
Parziale: l'intestazione non è completa e può avere bisogno di ulteriori informazioni per eventuali disambiguazioni (es.: Rossi, Luigi)

4. Stato dell'intestazione:
Non applicabile: non è possibile definire se l'intestazione sia esatta o meno.
Definitivo: l'intestazione è controllata e definitiva.
Provvisorio: l'intestazione è provvisoria e ha bisogno di un controllo.

5. Intestazione: scrivere l'intestazione secondo le regole catalografiche adottate.

6. Note: aggiungere, se necessarie, note esplicative all'intestazione, ad esempio una nota biografica o bibliografica.

SALVA: cliccare sul pulsante Salva; la finestra si chiude e si ritorna alla pagina dei legami.

Dalla pagina dei legami controllare la relazione ed eventualmente il ruolo, quindi cliccare sul pulsante Lega.

Vedi: per ulteriori chiarimenti sulla creazione di authority vedi la pagina Nuova authority.

Immediatamente sotto l'area dei legami authority è presente l'area per legare tra loro le notizie.
Cliccando il pulsante Seleziona si apre una finestra per la ricerca notizie, tramite la quale è possibile ricercare la notizia da legare. Una volta trovata, cliccare il link lega dalla colonna azioni per inserire il titolo esatto nel campo di testo accanto al pulsante Seleziona.

A questo punto è necessario selezionare il tipo di legame con la notizia, per cui è possibile scegliere i seguenti valori dal menu a tendina:

Una volta selezionato il tipo di legame è possibile inserire la Sequenza e un'eventuale Nota al legame.
Infine, per legare le notizie, è necessario cliccare il pulsante Lega.

Le notizie legate saranno elencate in una tabella immediatamente sottostante, in modo simile ai legami authority, per cui sarà sempre possibile modificare i legami o slegare le notizie.

Permette di caricare allegati per una certa notizia. Può rivelarsi particolarmente utile nel caso di caricamento di copertine per materiale privo o con copertina errata.

In questo caso è sufficiente utilizzare l'Uploader selezionando come tipo di allegato: Copertina.